Die web©office Plattform hat den Anspruch, ein effizientes Instrument für webbasierte, computergestützte Arbeit zu sein und gehört daher zur Gruppe der CSCW („Computer Supported Cooperative Work“) Softwaresysteme. In diesem Zusammenhang umfasst das Workflow Management die Modellierung, Ausführung sowie Steuerung von Geschäftsprozessen unter Bereitstellung der jeweils benötigten Informationen und Werkzeuge.

Das web©office Workflowmanagement System (WFMS) unterstützt Einzelschritt- und Mehrschrittaktivitäten (Workflows). Adhoc-, Dokument- und Planobjekte können somit einzeln oder datenflussorientiert aktiviert werden. Arbeitslisten zeigen übersichtlich die noch anstehende Aufgaben an und werden vom System überwacht.

Die zentrale Ereignissteuerung bewirkt eine ganzheitlich Wahrnehmung von Projektaktivitäten, auf die nach entsprechenden Regeln reagiert werden kann. Die Ereignissteuerung ist das Hauptglied in der Workflowkette.

Das integrierte Rollenkonzept ermöglicht eine flexible Aktorensteuerung beim Prozessdesign. was erst zur Laufzeit eine Bestimmung der Person zur Ausführung der Aufgabe führt. Einmal so definierte Prozessaktivitäten für z.B. Bauherr, Architekt, Bauingenieur, etc. werden dann erst zur Laufzeit für die spezifischen Personen generiert.

Monitoring Tools stellen Workflow- und Aktivitätsinstanzen übersichtlich dar und ermöglichen auch die administrative Steuerung. So sind alle Aktivitäten und deren Status auf einen Blick sicht- und steuerbar.

Die Modellierung von Arbeitsvorgängen basieren auf einem blockstrukturierten, graphbasierten Ansatz, bei dem Sequenzen, Verzweigungen und Schleifen als logische Blöcke modelliert werden. Dabei dürfen sich die Blockstrukturen nicht überlappen, können aber beliebig ineinander verschachtelt sein. Diese symmetrische, stukturierte Modellierung ist verständlicher, übersichichtler und fehlerfreier, als unstrukturierte Modelle.

Neben der synchronen, workfloworientierten Arbeitskommunikation, können auch asynchrone Kommunikationssysteme eingeschaltet werden. Benachrichtigungen von Terminausständen, neuen Aufgaben etc. werden so z.B. als Email, oder Jabbermessage versendet.