Zentrales Thema im Dokumentenmanagement ist die Klassifikation von Dokumenten. Klassifikation bedeutet hier, dass bestimmte Dokumentinhalte zu entsprechenden Dokumentklassen, zusammengefasst werden. Typische Dokumentklassen sind z.B. Besprechungsprotokolle, Planzeichnungen und Rechnungen.

Auf der web©office Plattform werden Dokumente in Dokumentklassen und Dokumenttypen eingeordnet. Diese Dokumentklassen und –typen sind systemweit verbindlich und gewährleisten so eine einheitliche Dokumentklassenbehandlung. Durch die Normierung der Dokumentbezeichnung ist eine eindeutige Übersetzung in andere Sprachen möglich. Ist ein Dokument entsprechend dieser Richtlinien erfasst, kann es jederzeit, auch ohne Baumstrukturen, im Dokumentenarchiv gefunden werden.

Neben der Klassifizierung ist die Versionierung eines Dokuments von entscheidender Bedeutung für einen effektiven Nutzen. Gerade im Hinblick auf die gemeinsame Erstellung von Dokumenten in Arbeitsgruppen ist eine klar geregelte Versionierung unumgänglich.

Dokumente werden innerhalb der Baumansicht abgelegt. Diese Vorgehensweise ist den meisten Benutzer bekannt und unterstützt bereits festgelegte Ordnerstrukturen. Innerhalb des aufklappbaren Menüs kann dann zwischen den einzelnen Ordnern navigiert werden.

Diese klassische und hierarchische Dokumentorganisation hat sich bewährt und ist Grundlage aller Filesystemen.

Dank der Dokumentklassifizierung kann gezielt und schnell nach einzelnen Dokumentgruppen sortiert werden. Ist die Grobsortierung erfolgt, kann mit Hilfe der klassenspezifischen Dokumenttypen eine Feinsortierung erfolgen.

Durch Angaben weiterer Dokumenteigenschaften wie Erstellerfirma, Erstellzeit, Medium, etc. ist eine umfassende und projektspezifische Dokumentenübersicht jederzeit gegeben.

Die Internet Suchmaschine Google zeigt uns, wie in einem riesigen Dokumentenarchiv einzelne Dokumente gefunden werden können.

Diesen Ansatz zur Dokumentsuche haben wir auf unsere Fahnen geschrieben. Dokumente können so bequem entsprechend der angegebenen Suchparameter aus dem web©office Dokumentenarchiv extrahiert werden.

Komplexe Auswertungsalgorithmen der Metadaten in Kombination mit der integrierten automatischen Texterkennung (OCR) ermöglichen eine gezielte Dokumentsuche mit hoher Trefferwahrscheinlichkeit.

Umfangreiche Funktionen zur Dokument- und Dateibehandlung wie das Kopieren, Ausschneiden, Löschen, Download, etc. runden das Gesamtbild des Dokumentenmangements ab. Alles natürlich internetbasiert!

Funktionsmenüs und Iconbars erleichtern die Funktionsauswahl.

Auch das Auswählen von mehreren Dokumenten ist gleichzeitig möglich. So können effizient mehrere Dokumente auf einmal z.B. verschoben oder heruntergeladen werden.

Alle Dokumentaktionen werden protokolliert und können durch Angabe entsprechender Parameter gezielt ausgewertet werden. Missverständnisse, ob ein Dokument gelesen worden ist oder nicht, sind somit ausgeschlossen.

Das Dokumentenmanagement wird in das zukünftige Workflowmanagementsystem der web©office Plattform integriert. Aufgaben bzgl. der einzelnen Dokumente können so prozessorientiert vergeben und auf Bedarf automatisch vom System kontrolliert werden.